コールセンターのオフィス移転

コールセンターのオフィス移転

近年、特に増えているのが、お客様窓口や問い合わせコールセンターなどの独立オフィスです。

一昔前までは本社ビル内などに設置されていましたが、電話受付は他の部署と勤務時間が異なったり、社外秘の漏えい防止などの目的で移転されるケースが多いようです。

通信機器や操作端末の確保台数

コールセンターでは、多くの場合、スタッフ一人ひとりに端末を割り当て、電話の受け答えから調べ物まで一台でまかなえるようにしています。

とはいえ、スタッフの出勤人数と端末の数を同じにしてしまうと、万一端末の不具合が出たときにスタッフが余ってしまったり、スタッフの増員時に端末の増設が間に合わなかったりと、ロスが出てしまうことがあります。

できれば出勤スタッフの最大数プラス一割程度の端末台数は確保する必要があります。

そのため、多少スペースが余ってしまったとしても、予算内で実現可能な範囲で最大限に、広めのオフィス物件を探されるのが正解でしょう。

出勤しやすい立地条件を選ぶ

コールセンターのスタッフは、個人の素質によって向き不向きがあり、向いている方も精神的に負担を感じるシチュエーションが多々あります。

クレーム処理以外の、例えば注文受付などの場合でも、知らない相手と丁寧に電話し続けるというのは慣れた方でもそれなりに疲れるものです。

そのため、スタッフの入れ替わりがかなり多いお仕事のひとつだといえるでしょう。

つまり、求人を随時募集しなければ、通常業務さえ立ち回れなくなってしまうこともあります。

スタッフの応募広告などでまず重要なのが、出勤しやすい場所にオフィスがあるかどうかですから、コールセンターの移転時には、例えばターミナル駅から歩いていける場所などがオススメです。

ターミナル駅近くの広い物件となると、移転費用も維持費や家賃もかなりシビアなものになります。

コールセンターの場合は電話回線やインターネット回線が絶対に不可欠ですから、予算が限られているケースでは、移転時の内装工事費がかからない、居抜き物件などで探されるのも正解ではないでしょうか。

郊外に構える場合は、近くの駐車場や駐輪所の確保も視野に入れましょう。

国道や幹線道路といった、広くてわかりやすい道のそばで探されるのが良いですね。

どちらのほうがよりリーズナブルで、かつ求人が集まりやすい物件かは、交通網が発達した東京や大阪などの大都市部と、一家に一台以上の自動車がある地方都市など、地域によって異なります。

探し始めの時点では、できるだけいろいろな候補地を比較してシミュレーションし、検討されるのが良いですね。

スタッフが長続きするオフィスを目指す

例えば、お昼ご飯を食べにいける飲食店がすぐそばにあったり、休憩時間にゆっくりできるスペースがあったり、また業務上での相談や指導ができる場所があると、スタッフも働きやすくなります。

端末の前で食事を取るようなコールセンターは機器への影響があるため少ないとは思いますが、日常的に気分転換ができたり、困ったことがすぐに上司に報告できたりといった風通しの良い職場を目指されるのが良いでしょう。

我が社は一人ひとりのスタッフを大切にしていますよ、とスタッフに伝わるようにオフィスを設計してみてください。

もちろん、それでも大した事情もなしに辞めてしまうスタッフがいるかもしれませんが、そのときは御社に合わなかった人材だということで、合う方を大事にされていくのが正解です。

すでに業務稼働中のコールセンターが移転する場合、新オフィスに慣れるまでスタッフのケアを怠らないよう、随時面談や飲み会などのガス抜きを計画されるのがオススメです。