弁護士業のオフィス移転

弁護士業のオフィス移転

他の業種より法律に詳しい分、コンプライアンスに敏感とはいえ、弁護士をされている方のオフィス移転は注意点が多くなります。

弁護士オフィスの移転にはどのようなポイントがあるか、確認してみましょう。

顧客情報の漏洩防止

今は電子機器での顧客管理が一般的になり、電源のない場所では情報が漏れにくい傾向があるのは確かです。

しかし、電源内蔵型のツールを使えば電子機器内のデータは簡単にコピーできてしまうのをご存知でしょうか。

ツールで吸い上げられたデータは他のコンピューターなどで再生が可能になるため、オフィス移転中はできるだけ電子機器から目を離さないようにされるのが良いでしょう。

コンピューターは移転中の間だけでもパスワードなどでセキュリティを確保しておくのも大切ですし、ノート型パソコンならばご自分で運ばれるのが一番です。

また、過去の判例集などのデータはディスク保存だけでなく、クラウド上にアップロードするといったバックアップ方法があります。

DVDやCDなどに保存するとひと手間がかかるだけでなく、せっかく集めたデータが持ち去られる危険もあります。

クラウドに保存したデータはスマホなどにもダウンロードできますから、他人にわかりにくいパスワードをかけておきましょう。

応接スペースの確保

弁護士の移転先オフィスの選び方で最も重要なのが、相談者や他弁護士との話し合いなどで使える応接スペースが作れるかどうかではないでしょうか。

できればオフィス部分と扉を一枚隔てた個室か、小型の会議スペースが使える物件が良いでしょう。

近くに喫茶店やファミレスがあったり、自宅を訪問すればオフィスでスペースは必要ないと思われる方もいらっしゃいますが、ツテでの顧客紹介などのときはできるだけ他の方の目が届かないところで会われるのがオススメです。

また得意分野によっては、DV、ストーカーなどの被害者の方と面談する場合もあります。

人目のあるところでは相談内容を話しづらいケースや、加害者に見つかってしまうリスクなどを考えれば、オフィスに応接スペースを設けるのがベストです。

面談内容の録音などをされる場合も、オフィス内や会議スペースなど、雑音が入らない場所でされるのが良いですね。

テナントの共用会議スペースは予約制の場合が多いので、急に舞い込んだ案件にも対応できるよう、オフィスでも応接できるのが良いと思います。

ソファーとテーブルが置けるだけで充分ですから、物件選びのときに忘れないようにしましょう。

書類棚は扉つきのものを選ぶ

全てコンピューターで管理しているという弁護士さんも、できればオフィスの移転時に、小型の書類棚をひとつ置かれたほうが良いでしょう。

顧客が相談に来たとき、オフィスにパソコンが一台しかない方は信用しづらいものです。

一部でも書類で管理されている場合は、ファイルの見分けがつきやすいよう背表紙に内容を書かれる場合が多いのではないでしょうか。

どちらの場合も、書類棚のどこに何が入っているかが外観から判断できないように、扉つきの書類棚を導入されることをオススメします。

近頃は備品リースなどでも、購入するより安く、便利でおしゃれなものを扱っているところが増えています。

既に他の弁護士の下で長く働いていた方が独立される場合などには見落としがちですが、顧客にまず信頼してもらうため、いわゆる弁護士らしさをオフィスに取り入れるのも大事です。

ドラマやアニメなどに出てくる弁護士オフィスのステレオタイプを把握し、立地条件や内装の雰囲気などを採用してみてはいかがでしょうか。

個性や自分らしさを演出するといった目的でアレンジする場合、あまり奇抜なものにならないよう心がけましょう。