オフィス移転にともなう事務的な作業

オフィス移転にともなう事務的な作業

オフィス移転の日程が決定すると、そこからの逆算でこまかなスケジュールを決めていくことになります。

実際にオフィス移転の日程が間近となると、オフィス移転プロジェクトの一番の山場をむかえることになります。ここからは事務的なオペレーションが増えることになりますので、しっかり仕事をこなすことのできる事務エキスパートが必要になってきます。

関係省庁への届出

株式会社等の法人の場合には、関係各省庁への届出が必要となってきます。基本的には移転後の作業がほとんどとなりますが、法務局への届出については移転後から2週間以内が限度となります。

本社の移転となりますと、細かい話になりますが、定款の変更もする必要がありますので、関係部門と連携して外部の司法書士等にも相談しながらの作業となってきます。

税務署への届出も必要になります。移転登記と済ませてから、登記簿謄本もしくは抄本をそえるかたちで納税地移転の届出書を、元の税務署にたいして提出することになります。

ともに、地方税事務所にたいしても登記簿謄本を添付して事業開始等申告書の提出をおこなうことになります。こうした手続きは引越しの担当部門ではなく、総務部門などが連携しておこなうことになります。

電話の移転

事前に手続きをしておかなくてはならないのが電話の移転です。回線自身がつながるかどうかの問題もありますが、取引先にたいして移転の連絡をとる必要もでてくるのが電話の移転です。

ですので、番号がどのように変わるか?を、ふくめて早めに電話局に相談することが必要です。

また確定した新電話番号を、どのように取引先に告知するのかも決める必要がありますし、従業員の名刺にも割り振りをしていくといった、こまかな作業をおこなっていく必要があります。

関係各所への移転手続き

移転関係については各企業によって、いろいろと異なる部分もあります。さらに、そのほかの関係機関への連絡でいいますと、リース会社への移転連絡が必要になります。

また、機器によっては、「期間を前倒しにしてリースアップする」「入れ替えをおこなう」ということも考えられますので、どれだけの機器を継続して利用するのかの事前チェックが必要になります。

郵便局への移転届出も必要になります。最近は、ネットなどでも簡単に手続きすることができるようになっていますので、正確な移転日を届けましょう。

移転の案内状等の手続きと、名刺の変更

移転にともなって事前に用意しておくことの大きなポイントは印刷物関係の対応です。

まず案内状の印刷と発送が必要になります。また、あたらしい住所や電話番号がはいった名刺を従業員に配布することも、案内状だけでは周知できない部分をおぎなう役割として重要なアイテムになります。

印刷物関連の見直し

オフィス移転にともなって、オフィスの住所が印刷してあるアイテムすべて見直すことが必要になってきます。

伝票、レターヘッド、封筒、パンフレット、フライヤー、会社案内、ゴム印、看板、営業用車両などの告知内容、ダンボールなどの発送関連品、などが主なものになります。

一部の印刷物は、シール張りなどの対応で急場を間にあわすことも可能です。ただし、印刷物は在庫量にあわせて、新しくなったものを印刷することを考えましょう。

ホームページなどの告知の見直し

オフィス移転によって新しくなった住所や電話番号などは、印刷物のみならずホームページやフェイスブックなどのサイトにも反映させていくことが必要です。

実は、最近こうしたインターネット上での表記のほうが、印刷物よりも見る人が多いので、しっかり切り替えをおこなうことが必要となります。

引越し業者の選択

オフィス移転に関しては、かなりノウハウをもった引越し業者がたくさん存在するようになっています。ですので、どこの業者にお願いするかが一つのポイントとなります。

コスト面をみても、引越しは業者によって、金額にかなり差がひらくことがありますので、「クオリティを重視していくのか」「価格とクオリティのバランスで選ぶのか」をはっきりとさせる必要があります。

オフィスの引越し作業ですが、梱包は従業員がおこなうことが大原則となります。そのほかは、運び出しと管理のオペレーションが重要になります。

重要書類や顧客データの運び出しについて

引越しでもっとも気を使うのが「重要書類」や「顧客データ」の運びだしです。

最近では、こうした重要データを特別に管理してくれる引越し業者も登場していますので、顧客ビジネスが中心になっている企業に場合には、特別な知識と経験をもった引越し業者を選ぶことが必要になることもあります。

とくに、顧客データについては無くなったでは済まされない重要なものになりますので、移転のみならず、どのように管理していくのかが大変おおきな問題となります。

オフィスの運用規定の策定

いろいろと利用ルールが変わるオフィスについては、一括して運用規定を見直すことが必要となり、すべて規定にあわせて利用していくことが重要になります。

この規定では「利用方法」「利用時間」からはじまって、オフィス移転にともなって変わるルールについてマニュアル的にまとめていく必要があります。

できることならば、オフィス移転時には、すべての従業員に配布できるように作成することがベストです。