オフィス移転先のセキュリティに注意

オフィス移転先のセキュリティに注意

あらゆる企業にとって社外秘や顧客情報、また従業員の個人情報などは、厳重に扱わなければならないものです。

オフィス移転ではこれらの情報がうっかり漏れたり、盗まれたりといったリスクも想定して、事前にセキュリティを見直しておくことも大切です。

移転先オフィスのビルをチェック

古いタイプのビルでは表玄関にのみ警備員がいて、裏口や通用口は誰でも出入り自由という場合もあります。

また下の階に本屋やコンビニといったトイレのない商店が入っているビルでは、そのお店を利用するお客さんがビルのトイレを利用する形をとっていることも。

物件選びの際は、できるだけオフィス移転プロジェクトの責任者の方が現地に赴き、警備員の配置や、廊下などに監視カメラが設置されているかどうかを確かめてください。

管理会社の担当と一緒にいるときだけ警備員を配置する場合もありますから、できれば一度は一人でも下見に行かれたほうが無難です。

移転作業中も重要書類は厳重に扱う

どれだけ警備員や監視カメラが適切に配置されていても、死角になる場所や、誰でも手に取れる場所に書類を放置しては、自由に情報を盗んでくださいといっているのと同じです。

重要書類に関しては業者任せにせず、必ず責任を取れる方が自ら運ばれるのが一番です。

管理職の方など、手を割けない立場の方が責任者になった場合は、信頼できる方を二人以上選び、複数人数で移動されると良いでしょう。

またコンピューター端末や顧客情報のデータディスクなども、移転後に業者が動作確認をするとき、必ず責任者かそれに準じる方が立会いましょう。

端末などの移動や設置は業者任せでも大丈夫ですが、移転後にデータ破損したときのリカバリー用バックアップデータの用意や、一覧をプリントアウトしておくなどの事前作業は責任者が行うのが安心です。

業者から情報が漏れた場合はハッキングなどと違って痕跡が少なくなるため、どこから漏えいしたか全くわからないといったケースも想定されます。

立会いを拒否する業者は信用できないと思っていただくくらいでちょうど良いと思います。

顧客や取引先の情報自体が商品として成り立つ現代では、どこに情報泥棒が潜んでいるか予測がつかないこともあります。

例えば、取引先の電話番号がちょっと漏れたくらい、たいしたことではないだろうと高をくくっていると、オフィス移転後の業務で信頼を失い、大きな損失となる場合もあります。

移転中においては、取引先や顧客の個人情報、御社自体の従業員情報、売り上げや振込先口座などの情報に、できれば御社で用意した書類金庫をご利用ください。

監視カメラなどが多すぎる場合も注意

オフィス内や喫煙スペースなど、普通は撮らなくても良いだろうと思われる場所に監視カメラがあったり、さほど大きくないビルなのに各フロアのエレベーター周辺に警備員が配置されている場合、警備会社の方から情報漏えいの危険があります。

こうしたケースでも、ある程度は警備会社や管理会社との信頼関係を信じるしかありませんが、多数いる警備員がその気になってしまうと、いくらでも社外秘などに触れることができてしまうことになります。

大企業が上階を占め、下位階にテナントが入る形のビルでは警備員や監視カメラは多めになっていますから、そうしたビルが候補に挙がった場合は警備室も下見させてもらえるところを選ぶと良いでしょう。

一昔前まではある程度の情報が漏れても、一般人が利用できることが少なく、たいしたことではありませんでしたが、情報社会の現代では、例えば取引先の担当の年齢や性別などさえも売り物にできる情報になってしまう場合があります。

御社が業務を行う城を選ぶのですから、できるだけ他人任せにせず、ご自分の目で見られるところは見に行かれるのがオススメです。