テナント共用スペースのルールも確認

テナント共用スペースのルールも確認

デザイン面で優れているビルや、大手企業の子会社が多く入っているビルなどでは、特にテナント共用スペースに細かいルールが決められているという場合もあります。

例えば、顧客を招いた説明会や他社との合同会議の際などでも廊下に案内板が立てられない、給湯室にポットやお茶菓子などを置けない、共用トイレの掃除当番が回ってくるなど、実際にそのテナントに入ってみなければわからない「決まりごと」があると、通常業務に支障がでることもあります。

共用スペースのルールを確認

有名デザイナーが手がけたビルなのに意外に安く借りられる、といったケースで多いようですが、デザイナーの意向で景観を損なうものが置けないという決まりごとを定めている場合があります。

ほかにも建築基準法や、それに準じる消防法によって、規定された幅ぎりぎりのオフィス等では、廊下にスリッパ一足すら置くことができないようです。

これは多くの場合、契約時の特記事項として告知されるため、オフィス移転準備がかなり進んだ状態ではじめてわかった、ということもかんがえられます。

顧客の出入りが多い職種や、会議をよく開くオフィスなどでは、案内板の設置やお茶汲みに必要なポット設置なども必須になりますから、できればコンサルタントにその旨をひとこと伝えておくと、新オフィス物件の選定時に考慮してもらえます。

掲示板が設置できないビルで契約すると、案内係をビル入り口やフロア廊下に配置したり、別のテナントの顧客が迷子になっているのを案内したりと、無駄に人手が割かれることがあります。

ポットの設置や、お茶菓子の用意などを給湯室でできない場合は、オフィスでスペースを用意しなければいけなくなるため、こちらもできるだけ早い段階で把握できているのが理想です。

共用スペースのルールは他のテナントも我慢していることがありますから、できるだけ守るのが当たり前です。

逆に言えば、こうしたルールがすくないビルに入られたほうが気詰まりしないためオススメです。

掃除当番などローカルルールもチェック

ビルによっては、掃除に業者を使わず、利用しているテナントの各社員がトイレや会議スペース、喫煙スペースなどの掃除にかりだされることがあります。

たいてい契約しているフロアのみの場合が多いですが、階数が少ない場合は全フロアのトイレ掃除が回ってくることも。

業務に支障が出る場合や、当番の押し付け合い、他テナントの当番の掃除が雑だったせいでお客様に悪印象を与えるなど、トラブルの元になることもあり、こうしたビルはあまりオススメできません。

こちらも、契約時の特記事項として告知されるか、もしくはいざ新オフィスで業務開始、という正念場で告知されることもあります。

他のテナントの意向で、ポットなどは特定のメーカーの製品しか置けない場合や、茶葉やお茶菓子を他テナントと共有しなければいけない、というローカルルールがあるビルもごくまれに存在します。

できれば、新オフィス物件の候補が決まった際に、そのあたりも不動産担当や管理会社が把握しているか尋ねておきましょう。

他に、他テナントの方と交流を図り、ローカルルールがないか確認しておくと物件選びの時点でわかるため安心です。

少なくとも入居時に、同じフロアの別テナントの方と、挨拶程度の交流を持っておかれると、万一の災害時などにも連携を取りやすくなります。

挨拶は面倒だ、ぜったいしたくないという場合は無理にとは言いませんが、東日本大震災の際、都心部で起きたパニックを記憶されている方ならば、できれば名刺を置いてくる程度のご挨拶をされても損はしないのを理解されていると思います。

トイレ掃除や、会議スペースなどの掃除に管理会社以外の業者が入る場合は、業者名だけでも把握しておくとトラブルがあったときも、スムーズに連絡が取れます。

テナントとして入る際に、業者から挨拶がある場合もありますから、できれば清掃不備があった場合や清掃員とのトラブル時など、いつでも連絡が取れるよう、担当者の名刺などは保管しておくのがオススメです。